No artigo passado falei sobre as neuras que às vezes temos de abraçar todos os problemas do mundo e com isso tentarmos ser perfeitas. Sabe o que ganhamos com isso?

Mil pensamentos para povoar nossa cabeça e não nos deixar realmente focar no que precisamos fazer! Com isso, ao final de todos os santos dias nos questionamos: por que as horas passam tão rápido??? Ainda tenho um montão de coisas para resolver!!Você é assim?

Eu era assim! Confesso que às vezes ainda escorrego (lembre-se, não sou perfeita…rsrsrs), mas também procuro me disciplinar. Sabe quando eu percebi que alguma coisa estava errada? Quando comecei a ficar várias horas por dia trabalhando. De 12 a 14 horas por dia! Você também está assim?

Então, vamos fazer uma autoanálise do seu tempo? Vou lhe contar como eu fiz a minha.

Meu dia tem 24 horas. Gostaria de mais, mas tenho de me contentar e me adaptar com as 24 horas mesmo. Avaliando as horas fiz uma classificação como eu as gasto.

  • Higiene pessoal (considere tomar banho, ir ao banheiro etc) = 1h30
  • Alimentação (considere o consumo das refeições e também o preparo) = 1h30
  • Dormir = 6hs
  • Trabalho = 13hs
  • Eventuais (considere redes sociais, e-mails e atividades pessoais) = 2h
  • Total = 24 horas

Bom, você observou que a quantidade de horas para trabalhar estava ocupando mais de 50% de meu dia, não é? Então eu fui investigar como eu estava “utilizando” essas 13 horas e cheguei à seguinte classificação:

  • Ler e responder e-mails (aproximadamente 50 por dia) = 8hs
  • Publicações da rede social da empresa = 2hs
  • Elaboração de propostas = 1h
  • Rotinas financeiras = 1h
  • Atualização do site da empresa = 1h

Uau! Demoro 8 horas do meu dia respondendo e-mails??? Algo está errado!!

Tenho de fazer alguma coisa com urgência, porque eu também preciso me atualizar, estudar, fazer atividade física, dormir melhor, ficar com meu filho e me cuidar! Assim como você. Então, comecei a aplicar algumas ações para administrar melhor meu tempo e que me ajudaram muito a melhorar minha qualidade de vida.

Seguem algumas dicas:

  1.  Comecei a reservar espaço na minha agenda uma vez por semana, meio período para fazer o planejamento financeiro;
  2.  Também comecei a planejar minha semana no domingo à noite ou na segunda pela manhã, ou seja, alimento todos os meus compromissos na agenda eletrônica (uso o Google, mas também poderia ser o Outlook ou outra ferramenta), imprimo a agenda para visualizar melhor e me organizo para não ultrapassar meu limite (até 23h00);
  3. No domingo à noite ou na segunda-feira pela manhã escrevo minhas atividades que tenho de fazer por dia ou na semana e separo em: ligações / e-mails / atividades;
  4. Na parte de ligações, anoto todas as ligações que tenho de fazer com nome, telefone e assunto que tenho de tratar; na parte de e-mails também escrevo o nome da pessoa, endereço de e-mail e assunto que tenho de resolver; e na parte de atividades, listo tudo o que tenho de fazer, inclusive agendamento de médicos ou exames, palestras para terminar, artigos que tenho de escrever, cursos que devo desenvolver etc.
  5. Depois priorizo: quais são os três primeiros que tenho de fazer de qualquer jeito naquele dia!

Sabe por que isso é importante? Porque nós nos desviamos rapidamente do foco e quando está escrito na nossa frente que temos de finalizar ou resolver aquele assunto no dia “X”, nós somos constantemente lembradas disso.

Um grande exemplo de desvio de atenção é a rede social. Quando tinha de postar algo na rede da empresa, observei que após a publicação, começava a perder tempo em ver as publicações ou vídeos de outras pessoas, aí o tempo ia passando e eu me descuidando. Agora tenho foco: publico o que tenho de publicar e desligo. Outra ação que pretendo fazer é delegar para minha assistente começar a fazer essa atividade ou contratar uma empresa para fazer isso.

Minha meta para esse período (2 horas gastas) tem de ser de vender os serviços da empresa, conversar com clientes ou desenvolver novas ideias!

Bom, mas você deve estar se perguntando: Fátima, como você resolveu as 8 horas de e-mail por dia? Também resolvi com disciplina. Tenho somente dois períodos para acessar o e-mail: um pela manhã e outro à tarde. Priorizo os e-mails que necessitam de uma resposta rápida e tento manter minha caixa de entrada limpa. O que chega tem de ser resolvido no dia ou no máximo no dia seguinte. Não dá para ficar ocupando a caixa. Muito e-mail promove uma desordem generalizada e com isso nossa vida fica muito confusa!

Também criei alguns processos para que minha assistente possa ter autonomia e já responder diretamente, sem necessitar de minha consulta.

Hoje meu tempo já está mais bem classificado, mas pode melhorar…

Veja, aumentei minhas horas de sono, acrescentei uma hora para promover minha atualização e uma para ficar com meu filho. Mas, minha meta é trabalhar 8 horas por dia e fazer dessas horas, 8 horas muito bem produtivas! Além de também acrescentar um tempo para fazer atividade física (uma caminhada, por exemplo).
Classificação atual:

  • Higiene pessoal = 1h30
  • Alimentação = 1h30
  • Dormir = 8hs
  • Trabalho = 10hs
  • Atualização (fazer curso, estudar, ler etc) = 1h
  • Atender ao meu filho (conversar, estudar, assistir a um filme juntos etc) = 1h
  • Eventuais = 1h
  • Total = 24 horas

Tudo é questão de disciplina! Quando vi que estava prejudicando minha saúde e minha qualidade de vida com minha família, tive de tomar algumas decisões. Tenho de plantar muito bem hoje, para fazer uma excelente colheita no futuro!

Se você tiver outras ideias para administrar melhor o tempo, me conte. Todas as ideias são muito bem vindas!
Agradeço a leitura e lhe desejo uma semana abençoada!
Beijo grande!

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    Fátima Sousa

Empresária com MBA em Finanças, Comunicação e RI-USP, com mais de 15 anos de experiência na área de Gerenciamento de Serviços em empresas nacionais e multinacionais; ex- diretora e atual conselheira da ABRAFAC (Associação Brasileira de Facilities); ex-diretora da CoreNet Brasil (Associação mundial em networking de Real Estate e Facilities); conselheira fiscal do movimento Mulheres da Verdade II (grupo que defende a Ética e a Cidadania em São Paulo); fundadora e atual presidente do grupo Mulheres de Facilities – Brasil com mais de 400 mulheres que trabalham na área de gerenciamento de serviços / infraestrutura; voluntária na entidade Casas Maria Maia (arrecadação para o Bazar) que atende crianças com paralisia cerebral e física e voluntária na ONG Mãos Sem Fronteiras (utilização de Estimulação Neural em centros vitais); sócia da empresa “Facilities Services Treinamentos”, especializada em soluções de treinamentos empresariais. Empreteca – Sebrae (turma 2013); Finalista do Prêmio Sebrae Mulher de Negócios – 2011/2012 na Etapa Estadual, categoria Pequenos Negócios.

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